Für das Tagesgeschäft eignet sich die klassische Auflistung von Aufgaben aber eher nicht, sagt Mathis Uchtmann, der sich als Coach auf das Thema Zeitmanagement spezialisiert hat. Er empfiehlt für die Tagesplanung stattdessen die 1-3-5 Methode. Die erklärt er so: Wählen Sie EINE Aufgabe, die heute auf jeden Fall erledigt werden muss. Diese kann auch nur drei Minuten in Anspruch nehmen. Nur weil eine Aufgabe schnell zu erledigen ist, müsse sie nicht weniger bedeutend sein. Legen Sie bis zu drei weitere bedeutende Aufgaben bereit, die Sie angehen werden, wenn die Welt Sie lässt. Und für die Leistungstiefs und für zwischendurch planen Sie fünf kleinere Aufgaben, die auch erledigt werden müssen, deren Bedeutung und Auswirkung aber eher überschaubar ist. Das könnten administrative Dinge sein oder auch banale E-Mails.
Uchtmann rät, für ein produktives Jahresende grundsätzlich immer auch die eigene Leistungskurve zu berücksichtigen. "Nicht jeder Moment ist ideal für jede Aufgabe, aber es gibt für jede Aufgabe den idealen Moment." Der Coach empfiehlt deshalb, Aufgaben, die viel Willenskraft benötigen ins eigene Leistungshoch zu legen - und dafür Fokuszeiten einzuplanen, in denen man sich nicht ablenken lässt. Für die Phasen des Leistungstiefs seien zum einen Aufgabe ideal, die sich einfach, leicht und schnell erledigen lassen - und zum anderen Aufgaben, die Freude bringen. Der Spaß bei der Erledigung helfe dabei, besser durchs Leistungstief zu kommen und auch die anstehenden Dinge motivierter anzugehen.
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